Získejte absolutní kontrolu nad vznikem, archivací a skartací veškerých záznamů
Certifikací ISO 15489 ujistíte své zákazníky, partnery i úřady, že RM (Records Management) ve vaší společnosti běží, jak má. Informace jsou dostatečně chráněny před ztrátou, zneužitím i narušením důvěry. Zároveň je zřejmé, že plníte všechny požadavky dané zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.
Ve společnosti Tayllorcox se problematice RM věnujeme přes deset let. Jsme členy české pobočky IRMS, profesní organizace sdružující specialisty na problematiku správy informací a dokumentů. Na základě příslušnosti k IRMS ve Velké Británii je sdružení oprávněno k udělování osobních certifikátů v oblasti správy dokumentů a k provádění auditu organizací podle normy BS/ISO 15489. A oproti ostatním vám navíc poskytneme unikátní mix výhod:
Proč certifikovat
společnost na normu ISO 15489
Zavedení standardizovaného RM do řízení společnosti a certifikace na normu ISO 15489 je pro řadu institucí nezbytností. Přínosy certifikace jsou však mnohem širší než jen splnění zákonné povinnosti či podmínek výběrového řízení:
Posílíte image a kredibilitu své společnosti v očích zákazníků, obchodních partnerů i zaměstnanců. Správu dat povedete v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.
Díky auditu nastavíte přehledný systém, kterým projde každý dokument během celého svého “životního” cyklu.
Vždy budete vědět, kde co máte, a žádná data se neztratí.
Zprůhledníte systém vytváření, ukládání a archivace dokumentů.
Zavedete systémový a systematický přístup při využití pracovního potenciálu zaměstnanců.
Získáte včas správné informace pro manažerská rozhodnutí.
Zvýšíte vědomí odpovědnosti zaměstnanců v otázkách informační bezpečnosti a pozvednete celkovou firemní kulturu při nakládání s informacemi.
Odstraníte riziko porušování právních předpisů při nakládání s informacemi.
Ušetříte náklady související s řešením bezpečnostních incidentů, pokutami i poškozením dobrého jména společnosti.
Splníte jeden z možných požadavků pro účast na veřejných zakázkách, jak je definuje zákon č. 134/2016 Sb.
Proces certifikace
ISO 15489 ve 3 krocích
V Tayllorcox jsme vyvinuli unikátní třífázový proces certifikace, který nám umožňuje postupovat s bezkonkurenční rychlostí a efektivitou.
Předáme vašim zaměstnancům znalosti nezbytné pro udělení certifikace.
Podmínkou pro získání ISO 15489 jsou prokazatelné relevantní znalosti vašich zaměstnanců. Všechny potřebné kurzy u nás vedou mezinárodně akreditovaní auditoři s rozsáhlou praxí. Seznámíme vás s potřebnými standardy a zaměstnance důkladně proškolíme.
Připravili jsme pro vás balíček podpůrných materiálů, které vám usnadní cestu k úspěšné certifikaci.
Propracovaný systém dokumentů zahrnuje kompletní šablony, vzory a formuláře, které vás provedou sestavením klíčové příručky pro celou firmu, a to včetně kontrolních listů. S nimi budete mít jistotu, že jste optimalizovali všechny procesy ve firmě, jak vyžaduje legislativa i certifikace. Autory toolkitu jsou naši akreditovaní auditoři, přední odborníci na ISO 15489, kteří garantují věcnou správnost a kvalitu všech obsažených materiálů.
Získejte potvrzení, že vaše obchodní procesy splňují přísné standardy kvality v oblasti vzniku, archivace a skartace veškerých záznamů.
Certifikaci osobně provede náš vedoucí auditor. První stupeň interního auditu – desktop review – se zaměří na popis aktuálního stavu dokumentace z hlediska její komplexnosti i kompletnosti. Na něj naváže process review, kde vyhodnotíme shodu dokumentace s realitou a sestavíme seznam potřebných opatření.
Proč si k certifikaci na ISO 15489 vybrat společnost Tayllorcox
Seznámíme se s vaší situací a konkrétní postup při certifikaci navrhneme tak, aby vycházel vstříc vašim skutečným potřebám. A dokážeme pružně zareagovat na vaše ad hoc požadavky v průběhu certifikace.
Jsme součástí mezinárodní společnosti, od níž čerpáme know-how i zázemí. Naši auditoři jsou špičkovými odborníky, kteří se podílejí na tvorbě příslušných zákonů.
Většinu administrativní zátěže převezmeme za vás a díky zkušenostem i detailní customizaci dokážeme certifikační proces zrealizovat až o 75 % rychleji než konkurence.
Jako jediný akreditační orgán na trhu vás a vaše zaměstnance zároveň i proškolíme. Je to jeden z důvodů, proč drtivá většina našich certifikací končí úspěchem.
Nabízíme nejlepší poměr mezi kvalitou a cenou certifikace. Zvládáme se přizpůsobit korporacím i start-upům, naše výstupy jsou ale vždy stejně precizní.
I když je náš tým plný renomovaných specialistů z celé řady odvětví, jsme úplně normální lidé. Klientům poskytujeme tu nejlepší zákaznickou péči a věnujeme mnoho energie jejich vzdělávání.
Novinky a důležité informace (nejen) o records managementu přinášíme na našem blogu.
Detailní informace
o certifikaci ISO 15489
Certifikát ISO 15489 stvrzuje, že systém správy záznamů (Records Management) uvnitř organizace či její části odpovídá standardizovaným normám. Certifikujete-li svou společnost na normu ISO 15489, dáváte svým zákazníkům, obchodním partnerům či úřadům jasný vzkaz, že RM je u vás na vysoké úrovni a informace jsou dostatečně chráněny před ztrátou, zneužitím i narušením důvěry.
ISO 15489 se stalo nejvlivnějším standardem v oblasti spisových služeb, jak v České republice, tak na mezinárodní úrovni. Z normy ISO 15489 vychází doporučení MoReq, tedy „modelové požadavky na správu elektronických dokumentu”. Osvědčené postupy vtělené do obou dokumentů umožňují nastavit efektivní, bezpečnou a dostupnou spisovou službu.
Správně implementovaný systém správy záznamů (RM) se doplňuje s procesy řízení dokumentů a záznamů plynoucích z požadavků norem ISO 9001 a ISO 27001.
Legislativní rámec normy ISO 15489
Pro ISO 15489 je klíčový zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a jeho prováděcí předpis ve formě vyhlášky č.191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. ISO 15489 potvrzuje, že plníte veškeré legislativní náležitosti.
Často kladené otázky o certifikaci ISO 15489
Co je to IRMS?
Společnost pro správu informací a záznamů je profesionální organizace sdružující odborníky v oblasti správy informací a dokumentů, která má také pobočku pro Českou republiku a Slovensko. Asociace je oprávněna vydávat osobní certifikáty v oblasti správy dokumentů a auditovat organizace v souladu s normou BS / ISO 15489. Více na www.irms.cz
Co je RM (Records Management záznamů)?
Records Management nebo-li správa záznamů nastavuje proces systematického řízení záznamů, a tedy informací a dat. Vede je celým jejich životním cyklem od počátku, přes archivaci a skartování. Dříve to byl výhradně papírový záznam, dnes také zahrnuje elektronická data. RM se používá v organizacích veřejné správy i v soukromém sektoru.
Jaký je vztah mezi ISO 15489 a MoReq?
ISO 15489 je nejvlivnějším standardem v oblasti souborových služeb v naší zemi i na mezinárodní úrovni. Standardizace je prvním krokem k efektivní, zabezpečené a přístupné souborové službě a standard MoReq popisuje, jak nastavit procesy a poskytuje příklady dobré praxe.
